こんにちは。鹿児島の税理士事務所　せごどん会計　西村です。

月末・月初の経費精算、、、大変ですよね。

営業担当者が経費精算書をエクセルでつくって、印刷して裏に領収書を貼付け、
経理担当者へ紙提出している・・・
という会社様も多いのではないでしょうか。

月末になると、経理担当者が領収書チェックや会計データの入力に大慌て・・・
なんてこともよくあるお話です。

さて。今回は、その経理担当者の大変な作業を、
少しでも楽にする方法を3つご紹介します。

基本の方法 ＣＳＶ形式でインポート

実は、会計ソフトのほとんどがエクセルを加工して作ることが出来るCSV形式で取り込むことが可能です。
基本は、会計ソフトの指定するCSV形式でファイルを作成すれば、インポートすることができます。

営業担当者からエクセルデータと、従来の経費精算書(紙)を提出してもらいさえすれば、
少しパソコンを使い慣れている人であれば、
紙をみながら手入力するよりも簡単に会計データに入力することができます。

多くの場合は、会計ソフトからエクスポートした形式をそのままエクセルで編集し、CSV保存すると、インポートできます。「エラーが発生する」といった場合には、余計なスペースが入っていないか、不足している入力項目はないか、確認しましょう。

会計ソフト提供のフォーマットを利用する方法

お使いの会計ソフトによっては、現金出納帳等のフォーマットを用意されている場合があります。
エクセルを使い慣れていない人でもわかりやすいので、「エラーが発生して取り込めない」などのトラブルが少ないというメリットもあります。

MFクラウド経費等、クラウド会計サービスが提供する連携サービスを活用

先に紹介した2つは、営業担当者の手間まで省くことはできませんでしたが、
たとえば、MFクラウド会計が提供する「MFクラウド経費」であれば、
営業担当者の手間も経理担当者の手間も省いてくれます。
各営業担当者が自分のスマートフォンにダウンロードした専用のアプリで
領収書を撮影すると自動的に入力してくれたり、
交通系ICカードやクレジットカードをワンタッチで読撮ったりしてくれます。
営業担当者が経費精算のために割いていた時間や経理担当者が入力や領収書チェックのために残業していた時間等が短縮され、他の業務に比重を置くことが可能となります。

また、MFクラウド会計とも連動できるので、
経費精算の手間だけでなく、仕訳入力の手間も省くことができるのです。

いかがでしょうか。
経理の時間を削減し、本来のお仕事のために時間を確保するために、
業務の効率化はとても重要です。
会社様によって、できること・できないこと・少しがんばればできること等、色々あるかと存じます。
もし、クラウド会計ソフトの活用等、ご興味がありましたら当社へお問合せください。

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